Por João Freitas

Tive uma empresa durante muitos anos, mas após a pandemia, acabei encerrando as atividades. Além de todos os bens móveis que tive que guardar até vender, ainda tenho inúmeras caixas com muitos documentos, tais como: comprovantes de impostos recolhidos, recibos, dentre outros. Não tenho espaço suficiente para guardar tudo. Gostaria de saber quais documentos devo guardar e por quanto tempo?

Com o caso hipotético trazido no artigo de hoje, é importante dizer que toda pessoa jurídica guarde os seus documentos por um período determinado para se evitar complicações posteriores, pois somente com a apresentação desses documentos poderão ser evitadas eventuais cobranças e, muitas vezes, ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada.

A situação é clara! Se a empresa não puder comprovar um pagamento para o Fisco, por exemplo, ela será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento terá uma multa de até 20% do valor devido e ainda os juros da taxa Selic. Pasmem! É Verdade! Por isso, vamos nos prevenir!

Mas, por quanto tempo preciso guardar essa papelada?

A sugestão é guardar os documentos legais e contábeis da sua empresa por, pelo menos, 5 ANOS, contados do encerramento oficial da empresa.

Assim, os documentos mais importantes para uma empresa guardar durante o período informado são os seguintes:

Notas fiscais e recibos
Imposto de Renda
Programa de Integração Social (PIS)
Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
Livros fiscais
Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
Declaração Anual do Simples Nacional (DASN)
Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções

E como guardar?

Antes da internet, precisávamos guardar os documentos fisicamente. Eram papéis e mais papéis, mas agora na era digital, os referidos documentos poderão ser escaneados em arquivos digitais. Sugiro que sejam salvos em computadores, em mídias físicas, como pen drives ou na nuvem (por meio da utilização de plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, por exemplo). A referida nuvem, aqui sugerida, é a melhor opção, pois de qualquer lugar do mundo você poderá acessar os documentos, além da segurança total em não perder os documentos e arquivos. Podemos sofrer um terremoto, perder tudo, mas os seus documentos estarão lá arquivados na nuvem.

Concluindo o tema dessa semana, é importante guardar os documentos fiscais, no prazo informado. Separe os documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los, mantenha uma organização para quando sua empresa for cobrada por eventual ou suposto descontrole contábil, estratégico ou mesmo cobranças indevidas, evitando, assim, um novo pagamento.

Boa sorte!